Egy vállalatirányítási rendszer legfontosabb tulajdonságai - 1. Készüljünk fel! Mit érdemes figyelembe venni a rendszer kiválasztása előtt?

Blogbejegyzésünkben összeszedtünk azokat a fontos pontokat, hogy hogyan készüljünk fel egy ERP váltásra, mik azok a pontok amiket érdemes átgondolni mielött ERP vásárlásba kezdünk.

---

Amennyiben cégénél az igény már felmerült valamilyen vállalatirányítási rendszer bevezetésére, fontos, hogy jól átgondolt döntést hozzon. Egy ilyen komplex rendszer bevezetése általában nagy feladat, így mielőtt elkezd a piacon megoldások után kutatni, érdemes néhány alapvető kérdést és igényt megfogalmazni. Mutatjuk, hogy melyek ezek!

Készítsen leltárt!

Fontos, hogy vállalata munkafolyamatainak minőségével tisztában legyen, ezért érdemes megvizsgálni, hogy mely területeken érzi a legnagyobb hiányosságokat, vagy melyek azok a folyamatok, amelyek a legtöbb energiát, időt igénylik a mindennapok során. Ha ezekről listát ír, nagy valószínűséggel könnyebben tud majd választani a különböző vállalatirányítási rendszerek közül, valamint azok bemutatója alatt minden szükséges információt meg tud szerezni a szoftver potenciális szállítójától.

Priorizálja az igényeit, legyenek nélkülözhetetlen, fontos, és kevésbé lényeges szempontok, és ezek vállalatirányítási rendszerben való kezelhetőségétől függően hozza meg a döntést a kiválasztás során!

Gondoljuk át a következőket:

• Mire szeretnénk használni a rendszert?
• Milyen folyamatokat szeretnénk benne kezelni?
• Cégen belül kik, hányan használnák a rendszert?
• Megfelelő-e az infrastruktúra?

Próbáljunk fókuszálni a következő 5 évre legalább.

Nincs olyan, hogy rossz kérdés. A legfontosabb, hogy időben megkapja a válaszokat.

Hogy néz ki egy folyamatfelmérés?

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetését megelőző folyamatfelmérés a vállalat nagyságától, meglévő folyamatainak sokszínűségétől és mennyiségétől függően kisebb-nagyobb feladat lehet, de a befektetett idő és emberi erőforrás mindig megtérül. Ha jobban belegondolunk, még akkor is megéri ezeket elvégezni, ha a végén nem vezetünk be semmilyen ügyviteli rendszert, hiszen ezek a folyamatfelmérések alapul szolgálhatnak egy-egy szabályzat elkészítéséhez, vagy akár egy betanítási folyamat segítéséhez.

• Első körben azokat a folyamatokat érdemes felmérni, melyek kezelése jelenleg problémát okoz. Írja le, hogy hogyan működik jelenleg az adott folyamat, és mit tartana optimálisnak. Természetesen a legjobb az, ha sikerül az összes folyamatot felmérni, leírást és jegyzetet készíteni róluk.
• Optimális esetben a folyamatok felmérését egy, a folyamatban nem érintett személy végzi az objektivitás megőrzése miatt, miközben bevonja a folyamatot aktuálisan kezelő személyt is. A folyamatleírás alapja készülhet közvetlenül a folyamatban érintett személy által, melyet a kívülálló személy fog véglegesíteni.
• A folyamatleírásoknak köszönhetően könnyebb átlátni, hogy melyeket szeretnénk egy ügyviteli rendszer keretein belül használni. Természetesen az is előfordulhat, hogy az összeset. Ebből következik, hogy hány kollégát érintene egy vállalatirányítási rendszer bevezetése, valamint hogy milyen funkciókra, modulokra lenne szükségünk.
• Igen fontos lépés a rendelkezésre álló IT infrastruktúra felmérése, hiszen egy vállalatirányítási rendszer bevezetése megkövetelheti akár szerver / kliens számítógépek beszerzését is!
• Végül érdemes átgondolni a vállalkozás hosszú távú terveit is! Problémát, idő- és költség ráfordítást okozhat egy vállalatirányítási rendszer bevezetését követően az, ha később a vállalat tevékenységi körének bővülésekor az új igényeket a rendszer már nem fogja tudni kiszolgálni. Természetesen ez nem mindig mérhető fel előre jól, hiszen a vállalkozásunk növekedési terveit a gazdasági változások sokféleképpen módosíthatják.

A fentiek alapján tehát érdemes minden folyamatot körültekintően felmérni, majd egy alapvetően olyan vállalatirányítási rendszert választani, amely folyamatosan fejlődik, bővíthető és modulokból épül fel. Ilyen ERP az Europroof vállalatirányítási rendszer is.

2019. 02. 15.