Így válasszuk ki az ügyviteli rendszerünket! - 7+1 tipp a sikeres végeredményért

A vállalatirányítási rendszer kiválasztását nem szabad elkapkodni, hiszen a siker kulcsa, hogy megtaláljuk a saját cégünk igényei, valamint munkafolyamatai szempontjából leginkább megfelelő ERP-t. Az alábbi cikkben ehhez nyújtunk segítséget, ugyanis összeszedtünk 7+1 tippet és tanácsot, amik segítenek a döntésben!

1. Készüljünk fel! Mit érdemes figyelembe venni a rendszer kiválasztása előtt?

Egy komplex rendszer bevezetése nagy feladat, így mielőtt elkezdünk kutakodni a piacon található megoldások után, érdemes tisztázni saját folyamatainkat, prioritásainkat. Ne felejtsük el, hogy egy ERP bevezetése 5-7 évre szóló döntés, tehát alaposan át kell gondolni, hogy mire szeretnénk használni a rendszert. Készítsünk egy listát a funkcióigényekről, valamint kérdéseinkről, amiket a bemutató alatt feltehetünk a szoftver potenciális szállítójának.
Erről bővebben itt olvashat!

2. Legyen testreszabható

Természetesen minden cégnek egyedi igényei vannak akár a bizonylatait, akár az egyes folyamatokat vagy a felhasználók jogosultságait nézzük. A piacon lévő talán összes ügyviteli rendszer eleget tesz az előbbi feltételnek, sok rendszer azonban itt meg is áll. Ez komoly probléma, hiszen a legtöbb cég egyedi folyamatokat használ a mindennapi munkák során, legyen szó gyártásról, kereskedelemről, vagy beszerzésről. Nagyon fontos, hogy a jól működő, bevált folyamatokon ne kelljen változtatni, mert akkor az ERP bevezetése nyűg lesz. Ezért is elengedhetetlen feltétel a rendszer testreszabhatósága. Ügyviteli rendszerek esetén tehát kerüljük a dobozos megoldásokat, és ragaszkodjunk ahhoz, hogy a jól működő folyamatokon ne kelljen változtatni egy szoftver kedvéért.
Erről bővebben itt olvashat!

3. Kezelje a vállalat összes folyamát

Ne kössünk kompromisszumot! Egy ügyviteli rendszer bevezetése komoly döntés, és a cél az, hogy minden szoftvert helyettesítsen, így végül csupán egyetlen rendszert kelljen használnunk. Ezzel időt és energiát spórolunk, hiszen minden információt el tudunk érni pár kattintással. Ne elégedjünk meg tehát azzal, hogy a rendszer a folyamataink 80%-át kezeli, törekedjünk mindig a 100%-ra!
Erről bővebben itt olvashat!

4.Legyen megfelelő támogatás

Ne feledkezzünk meg arról, hogy egy ügyviteli rendszert akár 7, de lehet, hogy még ennél is több évig fogunk használni. Senki sem örülne annak, ha egy jogszabályi változás miatt 2 év után máris új rendszert kellene bevezetni, mert a fejlesztő cég már megszűnt. Mi több, gondoljunk csak bele, hogy milyen problémákat okozna, ha nem kapnánk választ, segítséget kérdéseinkre. Ezért is nagyon fontos, hogy olyan céget válasszunk, aki már régóta a piacon van, és üzletszerűen foglalkozik ezzel a tevékenységgel. Kerüljük az 1 fős cégeket, ahol egyetlen fejlesztő végez mindent, mert ez hosszú távon komoly problémákat jelenthet!
Erről bővebben itt olvashat!

5. Legyen megfelelő a dokumentáltság

A szoftver rendelkezzen a felhasználókat segítő anyagokkal (felhasználói kézikönyv, online oktatási anyagok, hibajegykezelő stb.). Egyrészt, amelyik szoftverhez vannak ilyen anyagok, ott valószínűleg komolyan foglalkoznak ezzel a tevékenységgel, másrészt ezek a dokumentumok nagy segítségünkre lehetnek egy új kolléga betanításánál, oktatásánál, és a bevezetésnél is.
Erről bővebben itt olvashat!

6. Kérjen személyes konzultációt

Egy ilyen döntés előtt mindig nézzük meg, hogy mit fogunk vásárolni, és bátran tegyük fel a kérdéseinket a cég szakembereinek. Azok a cégek, melyek komolyan veszik az ügyfelet, ingyenes bemutatót is tartanak, sőt, a fejlesztő cég fogja javasolni a személyes találkozót, hiszen felelősségteljesen csak így adhat árajánlatot.

7. Felhőszolgáltatás vagy helyben telepített rendszer

Erre a kérdésre nincs egyértelmű válasz. Azt a rendszert válassza, ami az Ön vállalatának működéséhez a legjobban passzol. Mindkét megoldás mellett vannak pro és kontra érvek is, ráadásul mind a két változatnál megoldható, hogy a rendszert bárhonnan el lehessen érni. Itt is azt javasoljuk, hogy az összes igényt írják össze, és a szoftverkészítő cég szakemberével konzultálva döntsék el, hogy melyik az ideális megoldás.

+1 Ne az ár legyen az elsődleges szempont

Beszerzések esetén az árnak döntő szerepe van, ügyviteli rendszer kiválasztásánál azonban ne ez legyen az elsődleges szempont! Természetesen fontos az ár, de gondolkodjunk hosszú távon és tartsuk szem előtt, hogy a cégünk összes folyamatát erre a rendszerre fogjuk bízni. Ha a választott rendszer jól működik és kezünk alá dolgozik, akkor lépéselőnybe kerülhetünk a konkurenciánkkal szemben, és a szoftverbe fektetett pénz többszörösen megtérül.

Az Europroof rendszert teljes mértékben testreszabjuk, ráadásul a telepítés után is ügyfeleink rendelkezésére állunk.

Amennyiben felkeltettük érdeklődését, vegye fel velünk a kapcsolatot, minden felmerülő kérdésére válaszolunk!

Kapcsolatfelvétel
Demo letöltése